Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 9 disebutkan bahwa pengelolaan arsip statis adalah kewajiban Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).  Sehubungan dengan hal tersebut, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek selaku LKD melaksanakan kegiatan pendataan dan penelusuran arsip statis pada desa – desa dalam rangka untuk menghimpun data dan menggali potensi arsip statis yang ada.

Kegiatan Pendataan dan Penelusuran arsip statis telah dilaksanakan mulai akhir tahun 2019 pada 7 (tujuh) desa. Target kegiatan mencakup desa/ kelurahan sekabupaten Trenggalek. Hingga akhir 2020 telah terlaksana pendataan dan penelusuran arsip statis pada 8 Kecamatan. Kecamatan Suruh (7 desa), Kecamatan Pogalan (10 desa), Kampak (7 desa), Kecamatan Bendungan (8 desa), Kecamatan Tugu (15 desa), Kecamatan Gandusari (11 desa), Kecamatan Trenggalek (13 desa/kelurahan) dan Kecamatan Durenan (14 desa). Dari kegiatan pendataan dan penelusuran diperoleh data bahwa 56% letter C dan juga peta desa dalam keadaan rusak sehingga memerlukan preservasi.

Pada kesempatan pertama di bulan Februari tahun 2021 pendataan dan penelusuran arsip statis dilaksanakan di desa-desa pada Kecamatan Pule. Dari hasil pendataan dan penelusuran diperoleh Informasi kondisi arsip asset desa Letter C dan Peta Desa pada umumnya dalam kondisi rusak dan ada dua desa yang rusak berat tetapi masih dapat digunakan. Untuk peta ada dua desa yang memerlukan prioritas restorasi.