Kegiatan Pendataan dan Penelusuran arsip statis pada desa-desa di Kecamatan Dongko dilaksanakan pada bulan Maret 2021.  Dari pendataan diperoleh informasi bahwa sebagian besar perangkat desa sudah sadar akan arti penting arsip dan bagaimana memperlakukan arsip tersebut. Meskipun demikian khusus arsip asset desa letter C karena intensitas penggunaan yang cukup tinggi dan usia arsip yang sudah tua, dari 10 desa 60% dalam keadaan rusak berat, 20% rusak ringan dan 20% masih bagus. Dikatakan rusak ringan adalah letter C masih dapat terbaca dengan jelas walupun bendel rusak. Sedangkan untuk peta 50% dalam keadaan bagus 50% rusak.